ISO 30301:2019
– SISTEM MANAJEMEN ARSIP
Setiap organisasi baik dari sektor publik maupun swasta
tentu memiliki banyak dokumen-dokumen atau data-data yang sangat penting yang
harus dijaga dan disimpan dengan baik. Mengelola dokumen arsip tidaklah mudah,
banyaknya dokumen informasi terkadang tidak terkelola dengan baik. Apabila
dokumen tersebut tidak disusun dan disimpan dengan rapi, itu hanyalah menjadi
tumpukan kertas yang menyesaki ruangan, dan file digital berceceran di laptop
karyawan. Sehingga dokumen yang penting tidak ditemukan disaat genting. Ini
adalah masalah klasik yang banyak ditemui yaitu manajemen arsip yang masih
belum optimal. ISO 30301 menjadi Solusi terbaik yang telah diakui oleh dunia
bagi organisasi Anda. Apa itu
ISO 30301?
ISO 30301 merupakan standar internasional untuk
Sistem Manajemen Arsip. Di era digital yang semakin maju, informasi menjadi
aset yang sangat penting. Karena itu, organisasi harus dapat mengelola
dokumennya dengan baik, efektif dan bertanggung jawab. ISO 30301
bertujuan untuk membantu organisasi dalam mengelola Arsip secara sistematis,
strategis, transparan, sesuai hukum dan bukan menjadi beban admistratif. Organisasi yang menerapkan standar ini mempermudah mereka
dalam menyimpan dokumen, bukan hanya sekedar arsip belaka, tetapi membantu
mengelola dokumen secara sistematis, sehingga disaat ada dokumen yang
dibutuhkan, dapat segera ditemukan, informasinya akurat, dapat dipercaya dan
aman.
ISO 30301 Penting Bagi Organisasi ?
1. Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas
OperasionalSistem arsip yang tertata dengan rapi akan
meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional, sehingga tidak membuang
waktu dalam mencari dokumen-dokumen yang penting.
2. Meningkatkan Kredibilitas dan Citra PerusahaanOrganisasi yang mengelola arsip dengan
sistematis dinilai lebih kredibel oleh mitra Perusahaan, klien, auditor dan
regulator.
3. Meminimalkan Risiko dan KeberlanjutanDengan dokumen yang sistematis dapat
meminimalkan risiko kehilangan data, kesalahan data, memberikan keamanan,
aksesbilitas data dan integritas.
4. Kepatuhan Hukum dan RegulasiDokumen-dokumen organisasi wajib disimpan
dan dikelola sesuai regulasi hukum yang berlaku, baik itu arsip hukum, laporan
keuangan, kontrak, dll. ISO 30301 menunjukkan sistem dokumentasi yang
patuh terhadap regulasi dan menghindari risiko hukum.
5. Mendukung Transformasi DigitalISO 30301 memberikan kerangka kerja bagi
organisasi dalam menata dokumen, kemanan data dan akses yang cepat dan tepat.
Ini sangat mendukung transformasi digital dengan informasi yang terkelola
dengan baik
6. Mempermudah Proses Audit dan EvaluasiDokumentasi yang telah tertata dengan rapi,
maka proses audit internal maupun eksternal menjadi sangat mudah, lancar dan
cepat. Karena semua dokumennya telah disiapkan secara sistematis.
Bagaimana Cara Kerja ISO 30301 ?
ISO 30301 membangun sistem yang terdiri dari :
- Kebijakan & Prosedur yang mengelola arsip
dengan jelas dan transparan. - Pelatihan tim supaya semua karyawan memahami dan
menjalan standar, sehingga dokumen terorganisir - Tekonlogi pendukung untuk pengarsipan dan
keamanan data digital - Audit secara berkala untuk memastikan sistem
selalu efektif dan relevan
Siapa yang Cocok Menerapkan ISO 30301?ISO 30301 dapat diterapkan oleh berbagai perusahaan diberbagai
sektor, baik itu pemerintah, Perusahaan yang bersaing di pasar global,
Pendidikan, Kesehatan, nirlaba, teknologi dan yang lainnya. Standar ini sangat
fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi. Dengan ISO 30301, organisasi dapat mengelola
informasi dan dokumen secara terstruktur, akuntabel, dan berkelanjutan. Bukan
hanya menyimpan arsip.
Untuk informasi lebih lanjut,
CERTIFICATION siap membantu Anda dari awal hingga sertifikasi, silakan Hubungi
kami:
Contact :
0811-1999-9425, 0811-1151-920
Email : info@itssertifikasi.com